Implementierungsprozess

Implementierungsprozess

Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung haben wir viel darüber gelernt, wie Sie eine strategische Beschaffungsplattform auf die richtige Weise implementieren können, um Ihrem Unternehmen die besten Erfolgschancen zu geben. Wir empfehlen einen schrittweisen Implementierungsansatz, der auf die wichtigsten Herausforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Es gibt keine einheitliche Implementierungsstrategie, die für alle Organisationen richtig ist. Jede Implementierung sollte jedoch Phasen und einen kohärenten Ansatz mit Fokus, messbaren Zielen und der richtigen Unterstützung aufweisen.

Die durchschnittliche Implementierungszeit für ein Standardimplementierungsprojekt beträgt ein bis zwei Monate. Die Zeitleiste kann sich jedoch abhängig vom endgültigen Projektumfang ändern. Zu den Elementen, die einen signifikanten Einfluss auf die Zeitleiste haben, gehören unter anderem:

1. Anzahl der Module
2. Anzahl der Workshops und / oder Ort der Workshops

PHASE 1

Projekt Start

Initial treffen, um den Umfang und die Projekttermine festzulegen.

PHASE 2

Kundendaten sammeln

Define Customer requirements/wishes in relation to system structure, customization, rules and the availability of predefined templates. This includes determining user roles, languages and more.

PHASE 3

Engagement & Support

Sichern Sie sich das notwendige Engagement sowohl von internen als auch von externen Stakeholdern und bereiten Sie die Organisation / Lieferanten auf die nächsten Schritte vor.

Dies beinhaltet:

• Definieren Sie die erforderlichen Trainingsmaßnahmen
• Definieren Sie das interne Expertennetzwerk
• Informationspaket für Stakeholder
• Richtlinien (Legen Sie klare Verhaltensregeln fest)

PHASE 4

Systemkonfiguration

Konfigurieren Sie das System gemäß den in Phase 2 festgelegten Definitionen.

PHASE 5

Schulung

Durchführung von Workshops und / oder WebEx Schulungen, um sicherzustellen, dass die Benutzer gemäß den vereinbarten Schulungsmaßnahmen geschult werden.

PHASE 6

Systemstart

Nutzen Sie das System für Ihre Beschaffung.

Implementierungsstrategie und Module

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine Implementierungsstrategie, die für die meisten großen Unternehmen ein guter Ausgangspunkt ist:

Implementierungsphase 1 – Sichtbarkeit: Sie können nicht verwalten, was Sie nicht sehen können

Bei der Ausgabenanalyse werden sofort große Einsparungsmöglichkeiten und Ausgabenanomalien identifiziert, die nicht manuell identifiziert werden können. Diese Daten können dann verwendet werden, um Einsparungen durch Konsolidierung und Aggregation mithilfe der leistungsstarken Szenerie wie zum Beispiel: "Was wäre, wenn" zu erzielen. Außerdem können eSourcingevents für eine verbesserte, wettbewerbsfähigere Beschaffung sorgen und als neue Einsparungsmöglichkeiten dienen. Dadurch werden auch detailliertere Ausgabedaten deutlich besser nutzbar, wodurch beträchtliche, aber oft übersehene „Tailspent“-ausgaben konsolidiert werden können. Mit diesem Modul wird selbständiger Warenbezug ebenfalls sofort identifiziert, sodass Ihr Unternehmen gegen diese kostspielige Vorgehensweise vorgehen kann.

Implementierungsphase 2 - Kosteneinsparungen durch wettbewerbsfähige eSourcing-Events.

eRFx- und eAuktionsmodule werden sofort dazu beitragen, den Wettbewerb zu erhöhen, Prozesse zu rationalisieren, Lieferanteninformationen und -preise zu sammeln und zu analysieren, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die Kosten und Zykluszeiten erheblich zu senken und den wahren Marktpreis für Produkte und Dienstleistungen in wichtigen Kategorien schnell zu verstehen. Die Bereiche Eignungsanalyse und eLearning (sowie Scanmarket Consultancy) helfen zu ermitteln, welche Art von Ereignissen ausgeführt werden sollte, um die Einsparungen je nach Szenario zu maximieren.

Implementierungsphase 3 – Effizienz und Compliance

In Phase 3 sollten die Module Contract Management, Supply Base Management und Project Management implementiert werden. Das Vertragsmanagement-Modul hilft sicherzustellen, dass alle Vertragsdaten korrekt erfasst und für relevante Stakeholder durch ein einziges Repository sichtbar gemacht werden. Es ist wichtig, dass das Modul das Risiko kostspieliger Vertragsüberschreitungen verringert. Durch die beiden anderen Module wird die kurz- und langfristige Einhaltung intern und extern sichergestellt und die Sichtbarkeit der Einhaltung wird deutlich erhöht. Das Projektmanagement erhöht die Sichtbarkeit anderer interner Informationen wie Projektstatus, Ressourcenplanung und erzielte Einsparungen. Durch das Supply Base Management wird die Lieferantendokumentation und -akkreditierung, die Nachhaltigkeitsdokumentation, die Historie der Einbeziehung der Lieferanten usw. deutlich sichtbarer. Außerdem wird dieses Modul den Verwaltungsaufwand für das Beschaffungsteam in der Zukunft erheblich verringern.

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