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Proceso de implementación

Con más de 20 años de experiencia, hemos aprendido mucho acerca de cómo implementar una plataforma de abastecimiento estratégico de la manera correcta para dar a su organización la mejor oportunidad de éxito. Le recomendamos que tome un enfoque gradual de la implementación, adaptado a los desafíos más importantes de su organización.

No existe una estrategia de implementación única que sea adecuada para todas las organizaciones. Dicho esto, cada implementación debería tener fases y un enfoque coherente con objetivos mensurables y la cantidad adecuada de apoyo.

Aproximadamente el tiempo de implementación de un proyecto estándar es de uno a dos meses. Sin embargo, la escala de tiempo está sujeta a cambios en función del ámbito final del proyecto. Los elementos que influyen significativamente en el tiempo requerido incluyen, y no se limitan a:

  1. Numero de modulos
  2. Numero de capacitaciones y lugar de los talleres
FASE 1

Comienzo del Proyecto

Comience el proyecto con los miembros del equipo para definir el alcance y los plazos del proyecto.

FASE 2

Recopilación de información del cliente

Defina los requisitos/deseos en relación con la estructura del sistema, personalización, reglas y disponibilidad de plantillas predefinidas. Esto incluye la definición de roles de los  usuarios, idiomas y más.

FASE 3

Concientización y apoyo

Asegúrese tener un apoyo de las partes interesadas tanto internas como externas, preparar la organización/proveedores para los pasos a seguir.

Esto incluye:

  • Defina las medidas de entrenamiento requeridas
  • Defina la estructura de los usuarios
  • Paquetes de información para las partes interesadas
  • Pautas de los que se bebe o no hacer
FASE 4

Configuración del sistema

Configuración del sistema de acuerdo con las definiciones determinadas en la fase 2.

FASE 5

Capacitación

Ejecución de talleres y/o capacitación para asegurar que los usuarios sean entrenados de acuerdo con las medidas acordadas.

FASE 6

Inicio del sistema

Comience a usar el sistema para actividades de abastecimiento en vivo.

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Servicios y capacitación

Después de que el proyecto de implementación ha sido entregado y el sistema se empieza a usar, el cliente se moverá a la séptima fase donde el administrador de cuentas designado, tomará la responsabilidad del cliente y manejará cualquier necesidad futura de apoyo.

El cliente puede, cuando sea necesario, decidir incluir uno o más de los siguientes servicios adicionales y/o capacitación en el proyecto de implementación. Por favor, vea una lista de los servicios y capacitaciones disponibles en servicios de eSourcing aquí.

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Estrategia de implementación y módulos

Este es un ejemplo de una implementación estratégica que puede ser un buen punto de partida para organizaciones grandes:

Implementación fase 1 – visibilidad.
No puede administrar lo que no puede ver. Con Spend Analysis se podrán identificar los gastos más inmediatos y las grandes oportunidades de ahorro sin dejar pasar aquellas anomalías que no se podrían identificar manualmente. Estos datos se pueden utilizar para generar ahorros a través de la consolidación y agregación utilizando la poderosa funcionalidad de escenario, además de servir como catalizador para ejecutar eventos más competitivos de eSourcing en aquellas oportunidades identificadas. También dará una clara visibilidad de los datos de los gastoa más detallados que ayudarán a gestionar los costos finales. Con este módulo, los gastos de Maverick también se identifican inmediatamente, lo que permite a su organización reprimir costosas prácticas.

Implementación fase 2 - Incrementación de ahorros mediante eventos competitivos de eSourcing.
Los módulos eRFx y eAuction ayudarán de inmediato a aumentar la competencia, agilizar procesos, recopilar y analizar información y precios de los proveedores. Además, garantizan el cumplimiento, reducen significativamente los costos, ciclos de tiempo logrando rápidamente obtener un verdadero precio de mercado de los productos y servicios en categorías claves. Nuestro eLearning (así como la consultoría de Scanmarket) ayudarán a identificar qué tipo de eventos deben ejecutarse para maximizar el ahorro en función de escenarios específicos.

Implementación fase 3 – Eficiencia y cumplimiento.
La fase 3 debería implicar la implementación de los módulos de gestión de contratos, base de datos de los proveedores y manejo de proyectos. El módulo de gestión de contratos ayudará a garantizar que todos los datos del contrato se registren correctamente y se puedan ver fácilmente a través sistema repositorio. Lo importante es que el módulo mitigará el riesgo de costosos sobre funcionamientos los mismos. Los otros dos módulos garantizarán el cumplimiento a corto y a largo plazo de manera interna y externa, así como una mayor visibilidad de dicho cumplimiento. La gestión de proyectos aumentará la visibilidad de información interna, como el estado del proyecto, la planificación de recursos y los ahorros generados. La gestión de la base de suministros proporcionará una visibilidad mejor de la documentación del proveedor, acreditación, documentos de sostenibilidad, historial, etc. Además, este módulo reducirá considerablemente la carga administrativa del equipo de adquisiciones ya que les permite a los proveedores se autorregistren y mantengan sus propios perfiles.

Mas información sobre nuestros módulos

Roles y responsabilidades

Se necesita un equipo para tener éxito

Los siguientes recursos son requeridos desde una perspectiva de Scanmarket y el cliente para asegurar una ejecución exitosa del proyecto. Una persona puede tener varios papeles.

Scanmarket:
Gerente de Proyecto 
Garantiza la entrega de proyectos según el documento de estado de trabajo. Apoya a consultor con consejos, recomendaciones según sea necesario.

Consultor
Crea y entrega el trabajo especificado según el SOW, proporciona soporte durante todo el proyecto de implementación. Asesora al cliente y configura la solución de acuerdo con lo acordado.

Gerente de cuentas 
Responsable del contacto diario entre el cliente y Scanmarket, después del lanzamiento del sistema. Realiza reuniones trimestrales/mensuales de con el objetivo de incrementar el continuo uso del sistema por los clientes.

Entrenador
Organiza y garantiza que la capacitación se ejecute según lo planeado.

Usted: 
Responsable del proyecto
Garantiza desde la perspectiva del cliente, que Scanmarket obtenga la información requerida para configurar el sistema.

Super usuario(s)
Lidera el uso diario (en fase 7) del sistema y es el punto de contacto para los usuarios en lo que respecta a preguntas, emisión, etc.